Электронный документооборот в организации

Еще 10 лет назад большинство предприятий в РФ работали «по старинке». Делопроизводство строилось на выписке бумажных справок, договоров, актов, счетов и личной или почтовой доставке. Только крупные компании разрабатывали собственные компьютеризированные системы обмена информацией. Но со временем на электронный документооборот стали переходить и другие фирмы независимо от размера и области деятельности. В итоге те, кто пока так и не решился на изменения, уже скоро будут вынуждены сделать это. Когда контрагентов на ЭДО слишком много, работать как прежде неудобно. Тем более после перехода сразу видно разницу: процессы идут быстрее, ошибок меньше, снижаются расходы.

В основе системы ЭДО — традиционное делопроизводство. Под ним понимается организованная схема оборота информации с определенным сводом правил и алгоритмов. Но главное отличие нового способа обмена — использование не бумаги, а цифровой формы представления и передачи. Электронные документы создаются и подписываются с помощью специальных программ. Для хранения используется память компьютера или сеть.  Документооборот поддерживается автоматизированным сервисом с высокой скоростью обработки данных, гарантией конфиденциальности и соответствия форм предъявляемым требованиям.

И бумажный документооборот, и ЭДО делятся на следующие виды:

  1. По охвату:
  1. По направлениям:

Количество направлений зависит от того, сколько процессов ведется на конкретном предприятии.

Функции систем ЭДО

Автоматизация делопроизводства решает большой спектр задач. В первую очередь, систематизируется и регламентируется работа с документами. Появляется возможность перевести в электронный формат регистрацию, учет и хранение. Найти нужный экземпляр не составляет труда — предусмотрены многочисленные и разнообразные фильтры. Допускается отправка данных по готовым встроенным шаблонам.

Рассылка также выполняется по заданным параметрам (сроки, получатели, кратность и т. п.). Созданы условия для плодотворной коллективной работы. В системе ЭДО налажена схема взаимодействия участников проекта на этапах разработки, согласования, экспертизы и при контроле дальнейшей реализации.

В функционал входит защита от несанкционированного доступа, случайного или преднамеренного удаления или искажения информации.

Общесистемные возможности ЭДО включают удаленную работу через интернет, одновременное подключение нескольких пользователей, настройку ролей.

Как это работает?

Суть и цель операций при бумажном и электронном обмене одинакова. Документ составляется, может редактироваться, затем корреспонденция регистрируется и отсылается адресату. Если предусмотрено, запрашивается подтверждение о доставке.

В системе ЭДО процесс выглядит следующим образом:

  1. Документ (заявление, официальное письмо, счет-фактура и т. п.) заполняется в программе в виде файла.
  2. Для заверения используется специальная подпись — цифровая (ЭЦП). Этот реквизит обязателен, поэтому его следует оформить заранее.

Требуется усиленный квалифицированный вариант подписи, который выпускается уполномоченными удостоверяющими центрами Минкомсвязи РФ после предоставления заявления и копий регистрационных документов предприятия. Обычно это занимает не больше 1–2 дней.

  1. Готовый документ отправляется контрагенту или государственному органу прямо в программе. Сюда же автоматически поступает уведомление о получении.
  2. Контрагент ставит свою ЭЦП на счет, акт, договор и т. д. и отсылает обратно аналогичным образом. Теперь надлежаще оформленный документ в распоряжении обеих сторон и на его основе можно действовать (например, отгружать продукцию, оплачивать). Согласно законодательству, электронные документы с ЭЦП и бумажные с ручными подписями признаются равнозначными с юридической точки зрения.

Какая польза от перехода на электронный документооборот?

Во-первых, это дешевле. Расходы сокращаются на порядок, так как не нужна бумага, принтеры и запчасти, услуги почты и курьеров. В крупном бизнесе ежедневно формируются сотни листов документов, поэтому экономия окажется существенной — вплоть до полного обнуления соответствующих статей бюджета.

Во-вторых, все процессы на ЭДО идут быстрее. Например, чтобы подготовить сделку (провести переписку, обменяться предварительной информацией, согласовать условия контракта) и проставить подписи, потребуется немного времени. В итоге заказчики оперативно получат товар, а продавцы оплату. Такой уровень сотрудничества привлекает партнеров на фоне конкурентов без ЭДО.

Большой плюс — удобство. Электронные документы хранятся в облаке и в отличие от громоздкого архива нагляднее рассортированы, не занимают офисное пространство и доступны круглосуточно (достаточно войти на любой компьютер и использовать ЭЦП).

Для каждого предприятия важна беспроблемная подача отчетности. При работе с системой электронного документооборота добиться этого легко: ошибки проверяются автоматически, предусмотрено уведомление о получении, не допускается использование устаревших форм или правил заполнения. Кроме того, внедрение ЭДО поощряется контролирующими органами и упрощает взаимодействие по разным вопросам.

Это безопасно. Электронные документы нельзя потерять, они не попадут к посторонним. Защита соответствующих сервисов гарантирует строгую конфиденциальность и при передаче, и при хранении.

Использование подобных систем облегчает труд персонала, так как рутинные операции выполняются быстрее или автоматически. Обработка документов становится прозрачной для каждого участника процесса: отображаются статусы и их изменения, журналы регистрации, текущий этап и т. д. При наличии отдаленных филиалов решаются вопросы с оперативной рассылкой распоряжений головного офиса и сбором информации для консолидированных отчетов.

Порядок внедрения

Чтоб создать в организации электронный документооборот, понадобится до нескольких месяцев или даже лет. Срок зависит от масштаба бизнеса и количества бизнес-процессов, уровня делопроизводства, наличия необходимых ресурсов (финансовых, кадровых и т. п.).

 Работа состоит из следующих этапов:

  1. Формирование ответственной группы сотрудников.
  2. Постановка целей и сроков, выделение бюджета.
  3. Исследование текущих документационных потоков.
  4. Разработка технического задания.
  5. Выбор сервиса, заключение договора на поставку и установку.

Этот вопрос необходимо тщательно продумать. В первую очередь, стоит предпочесть варианты на той же платформе, которая уже используется предприятием, но для других задач. Наиболее эффективными окажутся решения, специализирующиеся конкретно на ЭДО либо смежных процессах.

Лучше внедрять сервисы отечественных фирм. В них учтена специфика законодательства и сложившиеся правила обмена документами именно в России.

Полноценная техподдержка и сопутствующий сервис — дополнительные аргументы в пользу того или иного продукта или компании, которая его реализует. «Центр подключения к ЭДО на Селезневской» внедряет качественную систему электронного документооборота от известного разработчика и обеспечивает необходимое обслуживание:

Важно присоединить к системе больше контрагентов. Для обмена информацией в электронном виде обязательно подключение к ЭДО каждого участника.

Многие предприятия допускают ошибки при внедрении, которые сказываются на конечном результате. Так, нежелательно наряду с электронным оставлять и бумажное делопроизводство. Следует заранее обновить устаревшие стандарты документооборота, иначе эффект от автоматизации окажется незначительным. Нельзя недооценивать настрой сотрудников — подробные разъяснения, контроль и мотивирование решат проблему.

Любые затраты бизнеса на постановку электронного документооборота полностью и достаточно быстро окупаются. Главное — профессионально подойти к реализации этой задачи.

Контактная информация

Мы подключаем по всей России!

Главный офис: Москва, ул. Селезневская, дом 11А строение 2. Офис 004

Телефон: +7 (495) 180-47-91

Хотите пользоваться ЭДО уже сейчас?
Отправьте заявку!