Формализованный электронный документ

Формализованный электронный документ - это файл с расширением XML, созданный с использованием формата, утвержденного или рекомендованного Федеральной налоговой службой. Он предназначен для использования в качестве документации для более эффективного заполнения налоговых деклараций, а также может включать в себя другие деловые документы в дополнение к финансовой документации, такие как заказы клиентов, контракты, счета-фактуры и т.д.

К формализованным документам относятся:

Документы, необходимые для налогового учета, такие как вышеперечисленные, могут быть созданы с помощью специализированного программного обеспечения для проверки большого потока данных. Федеральная налоговая служба использует эту систему, поскольку она легко читается благодаря наличию стандартных идентификаторов и форматов во всех документах. Любое отклонение от этих принятых стандартов приводит либо к задержкам, либо к санкциям со стороны контролирующих служб - тип зависит от того, какой документ не соответствует, а также от того, насколько серьезные изменения были внесены (это могла быть всего одна буква).

Существует проблема расхождений в формате юридических документов. Разработчики и операторы ЭДО создали решения для решения этой проблемы, которые включают в себя то, что разработчики следят за тем, чтобы их программное обеспечение придерживалось требований к форматированию, которые будут работать на всех платформах; также операторам ЭДО необходима поддержка форматов, с которыми они могут работать, а также подтверждение, чтобы они знали, когда транзакции завершены или нет.

В чем разница между официальным и неофициальным документом?

Формализованный документ имеет строгие требования к форматированию, поскольку он предназначен для обработки специализированным программным обеспечением. Такие документы обычно встречаются в гражданско-правовых отношениях, но они также могут быть подписаны ЭП для дополнительной безопасности. Неформальный или неформализованный документ вообще не требует специального формата, поскольку его цель - просто передать информацию; такие документы могут содержать переписку, используемую в гражданско-правовых отношениях и не касающуюся государственных органов. Однако если вы хотите, чтобы ваш документ был передан в электронном виде, то он нуждается в ЭП. Если мы добавляем электронные подписи поверх наших электронных писем (используя УКЭП), то эти сообщения должны обладать юридической силой.

Контрагенты используют квалифицированную цифровую подпись для подписания счетов-фактур и документов. Однако большинство свободного ПО не предоставляет возможности вставить электронную цифровую подпись непосредственно в документ; вместо этого создается второй файл сертификата с расширением .sig, который используется контрагентом для аутентификации поданного им счета-фактуры или неформализованного документа. Несмотря на эти ограничения в передаче файлов в цифровом виде, многие компании полагаются на этот метод, поскольку он экономит их время от ручного подписания каждого договора.

Контрагенты в значительной степени полагаются на использование квалифицированных цифровых подписей, поскольку это позволяет им экономить время при подаче договоров, подписанных в электронном виде, вместо того, чтобы заставлять кого-то проверять каждый договор.

Как мы уже отмечали, оформление неформализованного документа может варьироваться как угодно. Однако к некоторым видам документов все же предъявляются юридические требования, чтобы они имели право на судебную защиту наравне с бумажным оригиналом. Например, при составлении контракта обязательно нужно указать участвующие стороны и содержание, помимо прочего, такие вещи, как цена и методы/условия, прежде чем подписывать его. Это следует учитывать и при работе с неформализованными актами, поскольку если не соблюдать эти правила, то ваша работа может не выдержать судебного разбирательства или оказаться малоценной, учитывая отсутствие формализации

За последние несколько лет обмен электронными документами стал стандартом для предприятий по всему миру, в результате чего работать в такой среде становится все удобнее. Если вы столкнулись с проблемой перехода вашей компании на электронный документооборот или ищете помощи по любому из этих вопросов, пожалуйста, обратитесь к нашим специалистам, которые помогут вам справиться с любыми трудностями, возникающими в ходе этого процесса.

Контактная информация

Мы подключаем по всей России!

Главный офис: Москва, ул. Селезневская, дом 11А строение 2. Офис 004

Телефон: +7 (495) 180-47-91

Хотите пользоваться ЭДО уже сейчас?
Отправьте заявку!

Отправляя заявку, Вы соглашаетесь с условиями политики конфиденциальности и пользовательского соглашения.