Система ЭДО

Система ЭДО

С 2012 года в России начал существовать юридически значимый, электронный документооборот. 23 мая вступил в силу Приказ ФНС от 05.03.2012 № ММВ-7-6/138. Документ, который утвердил форматы электронных счетов-фактур, книг покупок и продаж и журнала учета выставленных и полученных счетов-фактур.

У юридических лиц появилась возможность обмениваться документами с контрагентами по сети, что заметно отразилось на экономии времени и средств на печать, доставку и хранение этим самых документов.

В настоящее время, в той или иной мере ЭДО уже применяется почти на каждом предприятии. Согласно действующему законодательству, некоторые формы отчетности предоставляются исключительно в цифровом виде.

Большинство оценило удобство такого взаимодействия с контролирующими органами, поэтому не против использовать аналогичные принципы работы и при сотрудничестве с контрагентами. А так как документооборот ставится и в малых фирмах, и в крупных компаниях, то перейти на ЭДО — выгодно и перспективно независимо от масштабов деятельности.

Оператор электронного документооборота


Операторы ЭДО это коммерческие организации, обладающие правовыми и технологическими возможностями, которые обеспечивают надёжный, юридически значимый документооборот между юридическими лицами. Они гарантируют безопасность передаваемой информации и её надёжное хранение.

Основные функции системы

Основные функции системы

С помощью ЭДО можно подписывать и обмениваться электронными документами с контрагентами, регистрировать, контролировать исполнение и движение документов, создавать реквизиты и справочники. Также доступно формирование различных отчетов, импорт из интернета, работа с вложениями, рассылка уведомлений, поручений и т.п.

Система позволяет обрабатывать информацию удаленно, несколькими участниками одновременно, хранить и систематизировать данные. Трафик шифруется, при входе пользователей настроена персональная аутентификация, предусмотрена настройка ролей.

С чего начать внедрение?


Подготовка

Подготовка

В первую очередь необходимо оценить сложившиеся бизнес-процессы и информационные потоки в организации. Затем определить, с кем из контрагентов и по каким группам документов цифровизация в приоритете.

На этом же этапе следует выбрать продукт или интеграционное решение. Как правило, руководители предприятия склоняются к привычной среде, к примеру, линейке программ от 1С», для который создан прекрасный интеграционный модуль с Диадоком.

Оформление сотрудничества с оператором ЭДО

Оформление сотрудничества с оператором ЭДО

При поиске стоит ориентироваться на соблюдение требований к таким структурам и включение в официальный список на портале Федеральной налоговой службы РФ. Также важны условия внедрения, в том числе стоимость и сроки.

Продукт Диадок, от крупнейшего разработчика РФ – СКБ Контур – зарекомендовал себя, как одно из наиболее удачных решений для электронного оборота.

Налаживание удаленной работы с контрагентами

Налаживание удаленной работы с контрагентами

Это возможно только с теми, кто уже присоединился к ЭДО. При разных обслуживающих операторах обмен документами происходит по роумингу.

Бизнесу, который переходит на электронный документооборот, не обязательно менять учетную политику и даже договоры с контрагентами (за исключением случаев, когда в них прописан только бумажный вариант взаимодействия).

Какими должны быть результаты?

Какими должны быть результаты?

После подключения и отладки ЭДО требуется убедиться, что планируемый эффект получен. С этой целью нужно заново рассчитать трудозатраты, оценить состояние отношений с госорганами и контрагентами, проанализировать уровень взаимодействия с филиалами и между внутренними службами.

В целом можно ожидать сокращения расходов, ускорения бизнес-процессов, упрощения обмена информацией с партнерами и контролирующими инстанциями. Также благодаря ЭДО улучшается сервис, снижается дебиторская задолженность, повышается лояльность заказчиков и покупателей.

Чтобы получить максимум от задуманного, важно заранее провести разъяснительную работу с персоналом и контрагентами. Также стоит простимулировать лояльные предприятия, например, льготами, а сотрудников — премиями и иными мерами. Кроме того, нужно тщательно составить план действий и назначить ответственных.

С ЭДО для бизнеса начинается новое время автоматизированной, а значит, эффективной деятельности.

Контактная информация

Мы подключаем по всей России!

Главный офис: Москва, ул. Селезневская, дом 11А строение 2. Офис 004

Телефон: +7 (495) 180-47-91

Хотите пользоваться ЭДО уже сейчас?
Отправьте заявку!