Система ЭДО

Важное условие в работе любого бизнеса — надежное хранение, быстрый поиск и передача данных, а также санкционированный доступ к ним. Решить такую задачу можно с помощью электронного документооборота (ЭДО) — совокупности специальных программных средств по учету и распределению документов. После внедрения подобной системы достигается заметная экономия. «Центр подключения к ЭДО на Селезневской» профессионально занимается этим вопросом по заявкам юридических лиц и индивидуальных предпринимателей.

В той или иной мере ЭДО уже применяется почти на каждом предприятии. Согласно действующему законодательству, некоторые формы отчетности предоставляются исключительно в цифровом виде.
Большинство оценило удобство такого взаимодействия с контролирующими органами, поэтому не против использовать аналогичные принципы работы и при сотрудничестве с контрагентами. А так как документооборот ставится и в малых фирмах, и в крупных компаниях, то перейти на ЭДО — выгодно и перспективно независимо от масштабов деятельности.

Основные функции системы

С помощью ЭДО можно регистрировать, контролировать исполнение и движение документов, создавать реквизиты и справочники. Также доступно формирование различных отчетов, импорт из интернета, работа с вложениями, рассылка уведомлений, поручений и т.п.

Система позволяет обрабатывать информацию удаленно, несколькими участниками одновременно, хранить и систематизировать данные. Трафик шифруется, при входе пользователей настроена персональная аутентификация, предусмотрена настройка ролей.

С чего начать внедрение?

1. Подготовка.

В первую очередь необходимо оценить сложившиеся бизнес-процессы и информационные потоки в организации. Затем определить, с кем из контрагентов и по каким группам документов цифровизация в приоритете.
На этом же этапе следует выбрать интеграционное решение. Как правило, руководители предприятия склоняются к привычной среде, к примеру, линейке программ «1С».

2. Оформление сотрудничества с оператором ЭДО.

При поиске стоит ориентироваться на соблюдение требований к таким структурам и включение в официальный список на портале Федеральной налоговой службы РФ. Также важны условия внедрения, в том числе стоимость и сроки.
Для дальнейшего беспрепятственного пользования системой электронного документооборота обязательно получение усиленной квалифицированной цифровой подписи (при ее отсутствии).

3. Налаживание удаленной работы с контрагентами.

Это возможно только с теми, кто уже присоединился к ЭДО. При разных обслуживающих операторах обмен документами происходит по роумингу.

Бизнесу, который переходит на электронный документооборот, не обязательно менять учетную политику и даже договоры с контрагентами (за исключением случаев, когда в них прописан только бумажный вариант взаимодействия).

Какими должны быть результаты?

После подключения и отладки ЭДО требуется убедиться, что планируемый эффект получен. С этой целью нужно заново рассчитать трудозатраты, оценить состояние отношений с госорганами и контрагентами, проанализировать уровень взаимодействия с филиалами и между внутренними службами.

В целом можно ожидать сокращения расходов, ускорения бизнес-процессов, упрощения обмена информацией с партнерами и контролирующими инстанциями. Также благодаря ЭДО улучшается сервис, снижается дебиторская задолженность, повышается лояльность заказчиков и покупателей.

Чтобы получить максимум от задуманного, важно заранее провести разъяснительную работу с персоналом и контрагентами. Также стоит простимулировать лояльные предприятия, например, льготами, а сотрудников — премиями и иными мерами. Кроме того, нужно тщательно составить план действий и назначить ответственных.

С ЭДО для бизнеса начинается новое время автоматизированной, а значит, эффективной деятельности.

Контактная информация

Москва, ул. Селезневская, дом 11А строение 2. Офис 004

Телефон: +7 (495) 180-47-91

Хотите пользоваться ЭДО уже сейчас?
Отправьте заявку!