Внедрение электронного документооборота

Хозяйствующие субъекты вправе передавать информацию друг другу или государственным органам не лично, по почте или курьером, а посредством специального программного обеспечения. Совокупность таких средств, а также участников обмена называется системой электронного документооборота. Процедура организуется посредниками — операторами.

В первую очередь, цель функционирования сервисов электронного документооборота — обмен счетами-фактурами, договорами и первичными бухгалтерскими документами. Отправлять и получать такие сведения, то есть стать полноценными участниками системы передачи данных могут как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели. Стороной обмена отчетностью выступают и уполномоченные ведомства: социальные фонды, налоговая инспекция и т. п.

От внедрения системы электронного документооборота бизнес получает и текущие выгоды, и долгосрочный эффект.

Какие можно увидеть результаты?

Кроме того, контроль за деятельностью сильно упрощается. Любое изменение, в том числе в статусе документа, фиксируется в личном кабинете ответственного пользователя. Исполнитель видит, получены ли сведения, которые он отправил ранее, проставлена ли подпись, не поступал ли запрос об уточнении и т. п. Возникающие проблемы урегулируются фактически в режиме онлайн. При таком уровне взаимодействия удается закрывать сделки в кратчайшие сроки.

Подключение к системе электронной передачи данных помогает оперативно отвечать на запросы и предоставлять требуемую информацию надзорным органам. Это гарантирует беспроблемное прохождение как камеральных, так и выездных проверок.

Безопасность передачи данных через электронные системы обмена выше за счет лучшей защиты. Виртуальный архив надежнее сохранит важные документы, а содержать его дешевле.

В перспективе можно ожидать и сокращения дебиторской задолженности. Электронные счета и акты формируются и доставляются быстрее, поэтому больше вероятность, что оплата тоже поступит без задержек.

Использование в работе технологий электронного документооборота и других «умных» программ вызывает доверие и лояльность партнеров, что благоприятно сказывается на объемах сотрудничества.

Как подключить?

Этап 1. Проанализировать ситуацию и выбрать подходящий сервис.

Подготовка к внедрению предполагает тщательное изучение бизнес-процессов, состава и направлений информационного обмена, которые сложились на предприятии. Если ресурсы ограничены, нужно определить приоритетные виды документов. Как правило, в первую очередь на электронный обмен переводятся счета-фактуры и «первичка». При возможности добавляются и остальные используемые документы: согласования, сметы, спецификации, претензии, нестандартные формы актов и т. д.

После сопоставления потребностей бизнеса и функционала сервисов, которые предлагаются на рынке, определяется вариант для внедрения.

Этап 2. Оформить сотрудничество с оператором.

Для этого понадобится усиленная цифровая подпись, включая сертификат, средства криптографической защиты, которые помогут сгенерировать ключ и зашифровать передаваемые документы. Если ЭЦП нет, то необходимо получить ее до заключения договора на обслуживание.

Этап 3. Установить, протестировать систему и оповестить контрагентов.

Важно назначить ответственных за внедрение. Работы следует выполнять по заранее разработанному плану.

Лучше, если к электронному документообороту подключится больше партнеров, так как взаимодействовать в этой системе могут только участники. Сначала нужно выяснить, кто уже внедрил подобные сервисы, а остальным предложить льготы или стимулировать иным образом.

Этап 4. Оценка результата.

Переход на электронный документооборот должен привести к экономическому эффекту. После установки и пробного периода использования проводятся соответствующие расчеты и сравнения.

Выбор программ для электронного документооборота

При поиске нужно ориентироваться на следующие моменты:

  1. Разработчик. Лучше остановиться на продукте зарекомендовавших себя компаний из РФ. Это гарантия соблюдения норм национального законодательства и традиций ведения делопроизводства в России. Качество подобных сервисов также на высоте.
  2. Платформа. В этом плане важно:
  1. Наличие техподдержки и сопутствующих услуг.

Сервис должен уметь обрабатывать объекты разного размера и содержания. В плюс — возможность подключения удаленных рабочих мест. Обязательна совместимость с аппаратами, распространенными операционными системами и другими программами.  Хороший продукт легко настроить под возникающие запросы. Предлагается бесплатная версия.

Указанным требованиям отвечает система «Контур.Диадок». Также среди предприятий популярны «СБИС», Synerdocs, DocSpace и «Контур.Экстерн».

Внедрение сервиса электронного документооборота гарантировано становится для бизнеса конкурентным преимуществом.

Контактная информация

Мы подключаем по всей России!

Главный офис: Москва, ул. Селезневская, дом 11А строение 2. Офис 004

Телефон: +7 (495) 180-47-91

Хотите пользоваться ЭДО уже сейчас?
Отправьте заявку!