Внедрение электронного документооборота

Хозяйствующие субъекты вправе передавать информацию друг другу или государственным органам не лично, по почте или курьером, а посредством специального программного обеспечения. Совокупность таких средств, а также участников обмена называется системой электронного документооборота. Процедура организуется посредниками — операторами.

В первую очередь, цель функционирования сервисов электронного документооборота — обмен счетами-фактурами, договорами и первичными бухгалтерскими документами. Отправлять и получать такие сведения, то есть стать полноценными участниками системы передачи данных могут как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели. Стороной обмена отчетностью выступают и уполномоченные ведомства: социальные фонды, налоговая инспекция и т.п.

От внедрения системы электронного документооборота бизнес получает и текущие выгоды, и долгосрочный эффект.

Какие можно увидеть результаты?

  • Освобождаются складские и офисные помещения.
  • Уменьшаются расходы, которые связаны с обработкой данных на бумаге (в том числе доставка, материалы, копирование, оплата труда обслуживающего персонала).
  • Работа с документами становится удобнее. Например, чтобы передать информацию в цифровом формате, понадобится несколько минут. Также обеспечивается точность при заполнении отчетов, так как в систему встраивается автоматическая проверка и сопоставление данных. Найти нужный экземпляр не составляет труда — для этого используются разнообразные параметры поиска. Электронные документы не нужно распечатывать, а потом вручную согласовывать и подписывать. Если у предприятия разветвленная сеть филиалов, то удается полностью решить проблему рассылки или сбора важных сведений.

Кроме того, контроль за деятельностью сильно упрощается. Любое изменение, в том числе в статусе документа, фиксируется в личном кабинете ответственного пользователя. Исполнитель видит, получены ли сведения, которые он отправил ранее, проставлена ли подпись, не поступал ли запрос об уточнении и т.д. Возникающие проблемы урегулируются фактически в режиме онлайн. При таком уровне взаимодействия удается закрывать сделки в кратчайшие сроки.

Подключение к системе электронной передачи данных помогает оперативно отвечать на запросы и предоставлять требуемую информацию надзорным органам. Это гарантирует беспроблемное прохождение как камеральных, так и выездных проверок.

Безопасность передачи данных через электронные системы обмена выше за счет лучшей защиты. Виртуальный архив надежнее сохранит важные документы, а содержать его дешевле.

В перспективе можно ожидать и сокращения дебиторской задолженности. Электронные счета и акты формируются и доставляются быстрее, поэтому больше вероятность, что оплата тоже поступит без задержек.

Использование в работе технологий электронного документооборота и других «умных» программ вызывает доверие и лояльность партнеров, что благоприятно сказывается на объемах сотрудничества.

Как подключить?

Этап 1. Проанализировать ситуацию и выбрать подходящий сервис.

Подготовка к внедрению предполагает тщательное изучение бизнес-процессов, состава и направлений информационного обмена, которые сложились на предприятии. Если ресурсы ограничены, нужно определить приоритетные виды документов. Как правило, в первую очередь на электронный обмен переводятся счета-фактуры и «первичка». При возможности добавляются и остальные используемые документы: согласования, сметы, спецификации, претензии, нестандартные формы актов и т. д.

После сопоставления потребностей бизнеса и функционала сервисов, которые предлагаются на рынке, определяется вариант для внедрения.


Этап 2. Оформить сотрудничество с оператором.

Для этого понадобится усиленная цифровая подпись, включая сертификат, средства криптографической защиты, которые помогут сгенерировать ключ и зашифровать передаваемые документы. Если ЭЦП нет, то необходимо получить ее до заключения договора на обслуживание.


Этап 3. Установить, протестировать систему и оповестить контрагентов.

Важно назначить ответственных за внедрение. Работы следует выполнять по заранее разработанному плану.

Лучше, если к электронному документообороту подключится больше партнеров, так как взаимодействовать в этой системе могут только участники. Сначала нужно выяснить, кто уже внедрил подобные сервисы, а остальным предложить льготы или стимулировать иным образом.


Этап 4. Оценка результата.

Переход на электронный документооборот должен привести к экономическому эффекту. После установки и пробного периода использования проводятся соответствующие расчеты и сравнения.

Выбор программ для электронного документооборота

При поиске нужно ориентироваться на следующие моменты:

  1. Разработчик. Лучше остановиться на продукте зарекомендовавших себя компаний из РФ. Это гарантия соблюдения норм национального законодательства и традиций ведения делопроизводства в России. Качество подобных сервисов также на высоте.
  2. Платформа. В этом плане важно:
    • какие программы установлены в компании ранее;
    • решения, которые разработаны специально для электронного документооборота либо смежных сегментов деятельности, — самые удачные.
  3. Наличие техподдержки и сопутствующих услуг.

Сервис должен уметь обрабатывать объекты разного размера и содержания. В плюс — возможность подключения удаленных рабочих мест. Обязательна совместимость с аппаратами, распространенными операционными системами и другими программами.  Хороший продукт легко настроить под возникающие запросы. Предлагается бесплатная версия.

Указанным требованиям отвечает система «Контур.Диадок».

Внедрение сервиса электронного документооборота гарантировано становится для бизнеса конкурентным преимуществом.

Оцените все преимущества электронного документооборота с сервисом Контур.Диадок

Тарифы Подключиться

Контактная информация

Мы подключаем по всей России!

Главный офис: Москва, ул. Селезневская, дом 11А строение 2. Офис 004

Телефон: +7 (495) 180-47-91

Хотите пользоваться ЭДО уже сейчас?
Отправьте заявку!