Ведение бизнеса неизбежно связано с необходимостью обмена юридически значимыми и коммерческими документами. Электронный документооборот служит инструментом для оптимизации этой задачи, а в ряде случаев его использование становится обязательным требованием законодательства.
ЭДО позволяет предпринимателю более эффективно и быстро взаимодействовать с контроллером и контрагентами. В этой статье разберем подробнее обе задачи.
Сейчас большинство инстанций полностью переходят на электронный формат взаимодействия с гражданами, например: налоговая, Социальный фонд. Предприятия, у которых численность сотрудников не превышает 10 человек, все еще могут отчитываться старым способом. Однако, некоторые документы, например отчетность по НДС или бухгалтерская отчетность принимаются исключительно в онлайн-формате.
Даже больничные листы с недавнего времени (2023 год) выдаются только электронно. Это обозначает, что бизнесу необходимо наладить электронное взаимодействие с СФР. С каждым годом ЭДО используется шире. Возможно, что в скором времени любое взаимодействие бизнеса с государством будет осуществляться только дистанционно.
Помимо отчетности, через ЭДО можно обмениваться с партнерами договорами, счетами-фактурами, накладными, актами и любыми другими документами. ЭДО позволяет передавать, как простые договора, так и юридически-значимые бумаги, если они закреплены с помощью сертификата КЭП. Это значительно ускоряет многие бизнес- процессы. Например, документы будут гораздо быстрее проходить маршрут согласования. Кроме того, кратно сокращаются расходы на логистику и канцелярские принадлежности.
Существует упрощенный способ обмена сканами документов по электронной почте. Для придания им юридической силы необходимо в договоре зафиксировать дополнительное положение о приравнивании электронных копий к бумажным оригиналам. Однако для подтверждения расходов в целях налогообложения
Для начала работы с ЭДО предпринимателю необходимо выполнить несколько последовательных шагов.
1. Выбор оператора и системы ЭДО
Оператор ЭДО — это основной элемент онлайн-взаимодействия. Операторы отвечают за безопасную и своевременную отправку электронной документации. Кроме того, они контролируют формат и подписи, хранят архив документов и фиксируют все операции.
СКБ «Контур» является крупнейшим операторам на рынке. Также широко используются «Калуга-Астрал» и «Тензор». Каждый из них предлагает системы с различными тарифами, интерфейсами и дополнительными функциями. Для малого бизнеса часто достаточно базового функционала. Одной из популярных систем является «Диадок». В нем легко работать, можно проводить сверку взаимных расчетов, а также работает круглосуточная техническая поддержка клиентов.
2. Оформление квалифицированной электронной подписи
КЭП — обязательный элемент юридически значимого ЭДО. Именно такая подпись подтверждает личность подписанта, а также гарантирует, что в файл не вносились изменения после подписания.
С начала 2022 года индивидуальные предприниматели могут получить сертификат КЭП бесплатно. Это можно сделать в налоговой и у доверенных представителей. Процесс получения предельно прост – достаточно лично посетить отделение и предъявить инспектору паспорт.
Наемные сотрудники ИП могут оформить подпись в аккредитованных коммерческих удостоверяющих центрах.
3. Определение формата работы с документами
Выбор оптимального способа зависит от объема документооборота и количества сотрудников, задействованных в процессе.
4. Привлечение контрагентов к электронному взаимодействию
Если ваш партнер уже использует ЭДО, достаточно найти его в системе и отправить приглашение к обмену или принять входящее предложение. Если контрагент обслуживается у другого оператора, обмен осуществляется через механизм роуминга, который обычно не требует дополнительной оплаты.