Начать пользоваться электронным документооборотом - просто! Для этого вам потребуется последовательно выполнить пять несложных действий.
При использовании ЭДО для работы с контрагентами необходима квалифицированная электронная подпись. Это наиболее защищенный тип электронной подписи, обеспечивающий полную юридическую силу цифровых документов. С ее помощью можно подписывать договоры, счета-фактуры, универсальные передаточные и другие важные бумаги.
Документы, подписанные КЭП, не требуют дополнительных соглашений с партнерами — они автоматически признаются юридически значимыми.
КЭП для руководителей и индивидуальных предпринимателей
Руководители организаций и индивидуальные предприниматели могут оформить КЭП только через Федеральную налоговую службу или аккредитованные ею организации. Такой сертификат выдается на имя конкретного лица. Использовать его может только сам владелец, и только на одном рабочем устройстве.
Компания «Контур» предлагает помощь в получении КЭП для руководителя:
– оформление заявки,
– настройка компьютера,
– установка и активация сертификата подписи.
КЭП для сотрудников
Сотрудникам, которым поручено подписание документов, требуется персональная КЭП физического лица. Оформление таких подписей производится исключительно в аккредитованных удостоверяющих центрах.
Следует учитывать, что подпись физлица не содержит сведений об организации, в которой он работает. Чтобы юридически подтвердить, что сотрудник действует от имени компании, необходимо использовать машиночитаемую доверенность.
Оператор ЭДО — это специализированная компания, которая создает все необходимые условия для оперативного и защищенного обмена электронной документацией.
При выборе провайдера ЭДО важно учитывать ряд ключевых параметров, которые напрямую влияют на надежность и удобство работы с системой:
Надежность и репутация
Выбирайте легального оператора, состоящего в реестре доверенных операторов ЭДО ФНС России. Также важен статус системообразующего предприятия и длительное присутствие на рынке (минимум 10 лет).
Качественная техническая и клиентская поддержка
Электронный документооборот — это не только про технологии, но и про сопровождение. Важно, чтобы у оператора была: круглосуточная служба поддержки, несколько каналов связи, а также доступные специалисты, готовые помочь с любыми вопросами.
Удобство интерфейса и простота освоения
Система ЭДО должна быть интуитивно понятной. Если интерфейс перегружен или сложен для восприятия, это затруднит работу и потребует дополнительных затрат на обучение персонала.
Популярность и клиентская база
Наличие большого количества пользователей говорит о доверии к сервису. Узнайте: сколько компаний уже используют данного оператора; представлены ли среди них ваши ключевые контрагенты; как клиенты оценивают работу сервиса в отзывах и на профильных платформах.
Функциональные возможности платформы
ЭДО-сервис должен соответствовать специфике вашей компании. Подумайте, какие функции критичны для вас: интеграция с бухгалтерскими и ERP-системами, гибкая маршрутизация документов внутри организации, поддержка различных типов документов, включая УПД, акты, счета, договоры, возможность массовой отправки, работы с МЧД и отслеживания статуса доставки.
Возможность роуминга между операторами
Роуминг — это возможность отправлять и принимать документы с контрагентами, даже если они используют другого оператора ЭДО. Это критически важно для компаний, которые взаимодействуют с широким кругом партнеров.
Браузерная версия
Работает прямо из вашего браузера при наличии доступа к сети. Не нужно устанавливать дополнительный софт.
Интеграция
Позволяет работать прямо из вашей учетной системы, после удачного внедрения.
Переход на электронный документооборот — это не только подключение к оператору, но и внутренние изменения в работе компании. Чтобы внедрение прошло максимально эффективно, важно грамотно оформить необходимые локальные нормативные акты и обеспечить сотрудников всей необходимой информацией для адаптации.
Подготовьте необходимые документы
Для легализации процессов электронного обмена документами внутри организации нужно подготовить два ключевых внутренних документа:
- Приказ о внедрении ЭДО
- Положение об электронном документообороте
Поддержка сотрудников в переходный период
Любые изменения в корпоративных процессах требуют внимания к персоналу. Чтобы переход на ЭДО прошёл без стресса и ошибок, важно подготовить сотрудников к новым форматам работы.
Обучение сотрудников
Для сокращения времени на адаптацию сотрудников к новому формату документооборота можно организовать внутреннее обучение, либо воспользоваться готовыми программами. Например, сервис «Контур.Диадок» предлагает бесплатный онлайн-курс по работе с ЭДО, включающий теорию и практические задания.
Отражение изменений в бухгалтерской политике
Если вы переводите в ЭДО первичные бухгалтерские документы, необходимо внести корректировки в учетную политику компании, закрепив возможность электронного документооборота.
Сообщите своим партнёрам, что ваша компания переходит на электронный формат документооборота. Это можно сделать несколькими способами:
- Позвоните по телефону или отправьте уведомление по электронной почте;
- Пригласите партнёров через ЭДО-сервис;
- Разместите информацию на сайте.